Obrnite ISO v svojo prid! Sistemi vodenja so zelo prilagodljivi, potrebna je le prava zamisel o načinu upravljanja z njimi.
Sistemi vodenja so koncipirani na mednarodno priznanih normah, so večletni zbir dobrih praks s strani večjih deležnikov v svetovnem prostoru, ki so v svojo strategijo zapisali pot k urejenosti in odličnosti. Poslovni sistem je zaokrožena celota, ki se neprestano razvija in že kot tak, teži k vzdrževanju in izpopolnjevanju. Glede na dejstvo, da je poslovni sistem gnezdo za rojevanje in življenje procesov, katerih nosilci so zaposleni v podjetju, lahko rečemo, da govorimo o živi strukturi, ki ima kot vse ostale nek svoj življenjski cikel. Sistemi, ki niso bili deležni pravega pristopa s strani upravljavcev so podvrženi k zapadu v neobvladljivo, nenadzorovano dogajanje, kar lahko privede tudi do najslabših scenarijev, ki smo jim priča v današnjem krizno-gospodarskem času. Poslovni sistemi, ki se srečujejo s hitro rastjo se hitro znajdejo v nestabilnem položaju, ko se lahko sesujejo sami vase.
Izzivi standardizacije sistema vodenja v podjetju
Če menite, da je ISO homogen sistem in ga je možno upravljati zgolj na en način, se krepko motite. Problemi, ki nastajajo pri pravilni rabi sistema vodenja po ISO standardu nastanejo že pri sami definiciji, kaj ISO sploh je. ISO standard je dokument, ki zapisuje zelo splošne in široke zakonitosti po delovanju sistema in niti najmanj ne narekuje, kako je to potrebno izvajati v praksi. Na primer ISO 9001 predvideva izvajanje učinkovite notranje komunikacije. Kakšna je izvedba tega naročila, je v vaših rokah oziroma stvar osebe, ki vam svetuje pri vpeljavi sistema. O izvajanju le-tega je seveda potrebno imeti dokazila (zapise), ki pričajo o delovanju podjetja po določenem standardu. Da nadaljujem: fama, ki jo poznajo predvsem predstavniki starejših generacij pravi, da je ISO omara dokumentacije, ki veleva porabo precejšnje količine delovnega časa in zatorej ne prinaša dodane vrednosti. Včasih, ko poslovanja podjetij še niso bila informacijsko podprta, je sistem vodenja res predstavljal papirnato zlo, danes pa temu ni več tako. Naj še enkrat poudarim: na kakšen način in v kakšni obliki boste vodili zapise vas ISO popolna nič ne omejuje, prej lahko trdim, da pušča odprte prav vse možnosti. Šele ko ugotovite, katera je najbolj primerna za vaše podjetje, boste pričeli s črpanjem dodane vrednosti, ki jo predstavlja standard.
Podprite procese vašega podjetja
Sistemi vodenja temeljijo na procesnem pristopu, saj so procesi temeljne sestavine poslovnega sistema. Ko se podjetje znajde pred izzivom, kako naprej in prične raziskovati vir težav, je hitro moč ugotoviti, da se je ustvarila zanka med procesi ali da procesi ne tečejo učinkovito ali da nekateri sploh ne tečejo. Za razrešitev je najprej potrebno posodobiti proces (s tem navadno že zadostite nekaterim potrebam standarda ISO) in na te zdrave temelje postaviti strateške rešitve, ki potem res lahko zaživijo.
Kako ISO postane vodstveno orodje?
Ko so procesi v podjetju urejeni in učinkovito optimizirani, torej aktivnosti jasno predstavljene zaposlenim, razdeljene odgovornosti in ključne naloge, nastopi čas, ko se lahko pričnete ukvarjati z merjenjem učinkovitosti teh procesov. Za takšno početje je najprej potrebno zagotoviti podatke, torej upoštevati naslednje pomembne elemente ISO standarda. Vsak proces v podjetju oziroma recimo oddelek za boljšo nazornost, je potrebno najprej planirati, da lahko kasneje izmerimo, kaj je bilo storjenega. Pri uvajanju takšnih rešitev večkrat naletim na besede, da planiranje le jemlje čas, ker se vse to lahko dogovorimo oziroma direktor natanko ve, v katero smer pelje podjetje. To je vse res, ampak, ko boste enkrat zadeve prelili na papir, se vam bo najprej utrnila še kakšna ideja, ko bo dokument dokončan, pa vam bo omogočal celovit pregled nad organizacijo oz. podjetjem. Nadzor je zagotovo eden od pomembnejših stvari, ki si jih želijo vodstva in nenazadnje dobavitelji in hkrati tudi lastniki. V kasnejši fazi, ko boste spremljali doseganje plana, bodo zagotovo iz vas prihajala vprašanja, kako pa da tako odstopamo, tukaj bi pa ja lahko več naredili, ipd. V tem primeru se plan popravi oziroma se za naslednji kvartal sprejmejo priporočila in ukrepi za optimizacijo procesa na način, ki bo omogočal doseganje zastavljenih vrednosti, torej povečanje dodane vrednosti in s tem učinkovitosti podjetja. Če športniki ne bi imeli težnje po tekmovalnosti in izboljšanju svojega rezultata, bi bile meritve časa brezpredmetne.
Orodje, ki temelji na ljudeh
Osredotočenost vseh ISO standardov je usmerjenost v ljudi. Vse skupaj bazira na zadovoljstvu kupcev. Vključuje učinkovitost notranjega komuniciranja in postavlja smernice razvoja kadrov. Zadovoljstvo vseh udeleženih v sistemu je pomembno in nenazadnje tudi močno vpliva pri končnem ugledu podjetja. Ljudje smo po naravi precej kompleksna bitja in potrebujemo pozornost, stimulativno delovno okolje in želimo vnaprej vedeti kaj in kako se bo odvijalo. Pri uvedbi ISO standarda je tako zadoščeno vsem stranem, tako notranji, kot tudi zunanji javnosti. Vsem je znano, da se najvišje vodstvo v prenekaterih podjetjih svojim zaposlenim premalo ali celo ne posveča. Z uvedbo standarda bodo zaposleni pridobili vsaj tiste osnovne stvari, ki jih potrebujejo. S tem bo vaš sistem skrbel za prej omenjene temeljne stvari in vam tako prihranil marsikatero težavo ter s tem precej povečal sledljivost, delovanje in organiziranost podjetja.
Andrej Zupan
Svetovalec
Optimizacija procesov ter sistemov vodenja