Pri izvajanju svetovalnega dela je večkrat zanimivo poizvedeti, kako delodajalci gledajo na dopust, kot element delovnega razmerja. Podjetje smo ljudje, ki vsakodnevno izvajamo procese, ki morajo biti kakovostni in učinkoviti. Vplivov na učinkovitost teh procesov je v današnjem svetu vse več, eden ključnih pa je zagotovo počutje delavca, na kar močno vpliva tudi dopust.
Z optimizacijo procesov, izvajanjem preventivnih ukrepov in najbolj optimalne kadrovske politike podjetje pridobi na času in privarčuje precej finančnih sredstev. Preobremenjenost delavca lahko namreč privede do bolezenskega stanja, ki ga poznamo pod imenom izgorelost, česar pa si ne želijo ne zaposleni in ne podjetje. Plačilo delavcu, medtem ko si privošči oddih in morebitni stroški povezani z njegovo odsotnostjo, so torej bistveno manjši, kot bi lahko bili ob prej omenjeni (telesni, čustveni in mentalni) izčrpanosti ali nastanejo na dolgi rok zaradi neučinkovitosti pri izvajanju delovnih procesov.
Olajšajte si odhod na dopust
Tako kot vse delovne procese znotraj podjetja je tudi odsotnosti med časom dopusta potrebno vnaprej, vsaj v grobem planirati. Praviloma se planiranje dopustov prične že v začetku poslovnega leta. Predvsem je to izrazito v podjetjih, ki planirajo kolektivne dopuste in v mikro in majhnih podjetjih, kjer zaposleni opravljajo več del hkrati (večopravilnost). Da je odsotnost delavca v podjetju urejena brez zadreg in slabe volje omogoča učinkovit sistem vodenja, ki vnaprej določa in definira odgovornosti, pooblastila ter s tem tudi namestnike v času odsotnosti.
S sistemom vodenja do učinkovitega sistema nadomeščanja, prevzema odgovornosti in pooblastil
Sistem vodenja motivira vse zaposlene po hierarhični lestvici, od najnižje ravni zaposlenih, preko srednjega, do najvišjega vodstva, da se v vsakem trenutku zavedajo svojih odgovornosti in pooblastil. Na tak način je nedvoumno zastavljen proces, kjer se točno ve, kaj so naloge vsakega posameznika ter kaj in kako jih izvaja. Podjetja z učinkovitimi procesi se tako izogibajo motečim faktorjem v vsakodnevnem delovnem procesu, navkljub morebitni odsotnosti zaposlenih.
Še posebej je sistem nadomeščanja pomemben za nosilce funkcij s posebnimi pooblastili. To pravilo ni izključno omejeno na najvišje vodstvo, temveč velja tudi za vodje na nižjih organizacijskih ravneh, da imajo svoje namestnike, ki v primeru njihove odsotnosti prevzamejo odgovornosti in pooblastila za naloge in sodelujejo na sestankih, katerih se nosilec v času odsotnosti ne more udeležiti.
Pooblastilo za nadomeščanje vključuje tudi odgovornost namestnika po obveščanju višjega (nadrejenega) v zvezi z morebitnimi problemi z zadolžitvami, za katere je pooblaščen. V ta namen mora biti izdelana matrika pooblastil in odgovornosti, skupaj z listo namestnikov. Pri tem je primerno poudariti, da predvsem pomembnejši projekti potekajo z enako intenziteto, saj prav vsake aktivnosti le ni moč izvajati z namestnikom, se pa prioritetni projekti tako razvijajo, ne glede na sodelujoče.
Zavezanost vodstva
Odgovornost najvišjega vodstva je, da vzpostavi, predvsem pa vzdržuje visoko stopnjo zavezanosti vseh zaposlenih v podjetju s tem, da vzpostavi sistem nenehnega obveščanja zaposlenih, kako pomembno je izpolniti zahteve kupcev, pričakovanja javnosti in zakonodajalca. Tak način komuniciranja pri zaposlenih vzbudi občutek varnosti, večje vpetosti v podjetje. Zaposleni se zares počutijo kot del podjetja, saj niso v nevednosti in se počutijo dovolj samozavestne. S takim pristopom zaposleni brez napetosti izkoristijo dopust, saj vedo, da v času njihove odsotnosti, dela in naloge v dogovorjenem obsegu namesto njih opravijo sodelavci, njihovi namestniki.
Z uvedbo sistema vodenja, podjetja postavijo temelje, na katerih bazira uspešno zadovoljevanje zahtev odjemalcev, zaposleni pa lažje izkoristijo dopust in si tako naberejo prepotrebno energijo za nadaljnje delovanje. Planiranje je torej pomembna aktivnost v podjetju in prav tako temeljna sestavina sistema vodenja, ki vas lahko večkrat reši zagat in vam pomaga pri predvidevanju dogodkov in vas tako nikoli ne pusti nepripravljene.
Tadej Jontez
Direktor
Andrej Zupan
Svetovalec
Optimizacija procesov ter sistemov vodenja